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職場上沒有例外 人人都要從秘書做起

更新時間:2017/8/7 23:29:17

   帶著求職者關于文秘行業的種種問題,我們拜訪了智聯職業咨詢專家團HR人員,請他們為對文秘工作感興趣的求職者談談秘書這行到底要做什么?應該怎樣入門?專家們的開場白很讓人琢磨,他們說:其實,職場上人人都是從秘書做起的……

  秘書工作就是幫助上司工作

  秘書工作的核心任務其實就是輔佐上級更好的完成工作。從這個意義上講,每一個初入職場的人都是從秘書做起的,因為誰也不可能剛工作就能大展拳腳,總是要先學習,先積累,先輔佐他人的。秘書雖說是一個職業,但其實它的工作內容卻包羅萬象,小到辦公桌的整理,大到向老板提出決策建議,只要老板工作需要,秘書都要盡職盡責的完成。

  從工作內容和層次上,一般把秘書職業做三種分類:初級秘書、中級秘書、高級秘書。初級秘書一般涉及到公司前臺接待、部門事務助理等。他們的職責相對單一,工作內容相對煩雜。中級秘書一般涉及到部門經理秘書、經理助理等處于中層管理者左右的秘書或中小公司的經理秘書。他們的權力和責任相對大一些,處理各種事件的能力要求也高一些,要有很好的協調能力。高級秘書一般涉及到跨國公司首腦秘書、董事會秘書、地區總裁秘書等,他們處于高級領導層的要職,是秘書職位的頂點,他們的領導能力、協調能力、管理能力都需要多年甚至十幾年的培養和修煉。

草莓视频app  當然,隨著秘書行業本身的發展,分類越來越細,比如美國秘書分成企業秘書、行政助理秘書、法律秘書、政府秘書、教育秘書等,每一種類的秘書都有不同的要求和工作特點。因此,高級秘書、甚至像國外的那種終身秘書將是秘書職業新的發展趨勢。

  秘書的成長機會“得天獨厚”

  在一個單位里,同別的職位相比起來,秘書有著得天獨厚的優勢:首先,他們對公司的各種政策比較了解,明白公司政策的來龍去脈。其次,他們對公司領導層的工作作風比較了解,對于今后從事其他工作有很大益處。再次,與領導接觸時間較多,能從一個特殊的角度理解領導,只要你是個有心人,一定能學到很多。

  在有關秘書的職業發展方向上,專家給我們總結了幾個大體的方向:一、行政類,這類秘書可以直接過渡到行政管理、辦公室主任、綜合管理部主任等職位,常見于政府部門、大型企業等。二、助理類,這類秘書可以進一步發展為總經理秘書,總經理助理。三、人事類,這類秘書可以發展為人力資源主管。四、公關類,從接待、協調工作過渡到公關經理、客戶經理,這類秘書在餐飲業比較常見。五、業務類,這類秘書平時跟著老板抓業務,可以進一步發展為商務主管,業務經理等。

  當我們問及秘書的職業現狀時,專家們說:“現在有兩個方面的問題影響著秘書職業發展:一是用人單位對秘書職位的重視程度不夠,導致許多優秀的秘書不能人盡其才,脫穎而出;二是秘書本身意識落伍,綜合素質偏低。隨著中國加入WTO,越來越多的外資企業進入我國,我國的秘書們正面臨著與國際秘書行業接軌的現實,可以說高級秘書已成為人才市場上的珍稀資源。”

草莓视频app  “在秘書行業上,國內外的文化差異很大。國外有很多高層的秘書會像一個長輩一樣把所有的事情搞定;而在國內的環境下,這種情況是很少見的,在大部分人心中做秘書還是年輕的好一些,秘書們心中也會認為30多歲有經驗也年輕的秘書會比40多歲的更有競爭力。在國內做了5年、10年或者更長時間的高級秘書,大多會考慮這種來自社會的壓力,希望換一個行業,通常會選擇從事行政、人力資源以及市場方面的工作。”

  面試時,僅僅“微笑”還不夠

草莓视频app  我們問到HR在招聘文秘崗位時更看重哪些因素,專家認為:文秘工作對應聘者工作經驗和工作“情商”要求比較高,因此在面試的時候突出表現自己的條理性、積極性、理解力和協調力往往會給HR留下更好的印象。快節奏、高效率是秘書工作的一個基本原則,新時期辦公室的工作面臨的問題復雜而又隨機,老板需要的是工作井井有條、在辦公室一呼即應的秘書。

  當問及到文秘招聘是否更看重外表,專家認為,亮麗周到、干練靈活的確是做好秘書工作的優勢,但是,做助理、秘書這一行不僅僅等同于打雜、操辦瑣碎的事務,其實還要求人員有較廣的知識面,有靈氣、有悟性、有團結能力。另外,能為老板提出有創造性的建議,并且凡事懂得分出輕重是對秘書提出的更高要求。

草莓视频app  做文秘的人工作在辦公室,文字處理的工作特別多,所以對辦公軟件的熟練掌握是不用多說的最基本的能力。能熟練擬寫各種文件,掌握一門外語也比較重要,要能聽得懂領導的話,領會得了領導的意圖,并有能力將其組織成文字。另外,秘書平時工作中不可避免地會接觸到公司的一些內部的文件,保守秘密就顯得分外關鍵,秘書還是工作在老板身邊最親近的人,要幫助老板處理很多問題,一定的預見能力、決策能力以及隨機應變能力的秘書會更加搶手。這些能力都需要多年的鍛煉和培養,所以很多大公司在挑選秘書時會很重視候選人的工作經歷。

  老板是可以被說服的

草莓视频app  老板是可以被說服的,只是這需要一個過程。其實做到這點對秘書而言很不容易,主要是要講究方式,大多數的時候秘書需要采取一種委婉的語氣,建議老板“這樣是不是會更好”,讓老板有一個從考慮到最后接納的過程。秘書想要取得老板的信任也很不容易。信任的建立需要磨合,和老板保持在一條戰線上,做好手頭老板交給的每一件小事,經常和老板溝通,長久如此,老板就會覺得你比較認真,是可靠的。

  一個有能力的秘書,無論遇到什么、在什么時候和該怎么處理,都能從公司的全局出發考慮問題。如果秘書不能正確地理解老板的意圖,就抓不住工作的重點;如果不知道自己工作的重點,自然就不知道在一大堆工作中,哪些工作應該優先安排,所以很多秘書經常費力不討好,甚至給老板幫倒忙。

  專家分析,一個有經驗的秘書,在工作中會有這些特征:先決定工作的優先順序,然后再著手開始工作;做好必要的準備工作后再開始工作;恰到好處地整理好辦公環境,以減少疲勞;文件存放從不將就,按規定存放一步到位,這樣要找文件時非常方便;在不是特別強調優先順序的情況下,工作從難到易;對于那些特別耗時間的工作,在處理過程中向老板反映,聽取老板的指示。專家們還指出,身心健康是從事秘書工作的先決條件。生活有規律,保持適度的運動與休息,注意飲食的平衡;只有保持身體健康,才能夠在工作中保持相當的耐力和爆發力,出色地完成自己的工作。

  得力秘書能使老板左右逢源,受益匪淺。當然,不同的老板有自己不同的標準。有的喜歡長相漂亮,有的喜歡性格開朗,有的喜歡勤快踏實……然而,萬變不離其宗,作為助手,只要把握好上司的工作習慣,盡心盡力的幫助上級更好的完成工作,用積極的學習心態提高自身素質,就一定能更好的成就自身的職業輝煌。

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